KPI – система для систематизации бизнеса



KPI (Key Performance indicators) — это показатель достижения успеха в определенной деятельности или в достижении определенных целей. Можно сказать, что KPI — это количественно измеримый индикатор фактически достигнутых результатов.

Наиболее актуально использовать KPI в компании. Система KPI показывает в какой мере деятельность сотрудников соответствует стратегическим и операционным целям компании.
Для чего нужны KPI?
Система KPI разработана, чтобы компания планомерно и успешно развивалась в
заданном направлении. Бывает так, что после сформулированных целей верхнего уровня руководители и сотрудники с головой погружаются в «операционку» — решение ежедневных рутинных задач, которые кажутся срочными и важными. За этими делами истинные приоритеты теряются, планы не выполняются, что приводит к временным и материальным издержкам, потере эффективности, прямым и косвенным убыткам.
 
KPI нужны как раз для того, чтобы приоритеты постоянно находились в поле зрения руководителя и персонала. Чтобы сотрудники решали те задачи, которые непосредственно влияют на прибыль компании. Чтобы у руководителей были понятные, исчисляемые параметры для оценки эффективности сотрудников.
 
Вот какие ещё задачи решает система KPI:
  • устанавливает осязаемые ориентиры для сотрудников и руководителей;
  • повышает эффективность персонала: когда есть чёткие параметры и направления работы, человеку проще добиваться результата;
  • упрощает процесс контроля: руководитель в любой момент может запросить показатели работы, при их снижении может оперативно принять решение для корректировки;
  • усиливает мотивацию: руководители и сотрудники, уровень дохода которых зависит от достигнутых результатов, на порядок старательнее, усерднее и эффективнее.
Чем KPI отличается от Целей
Цель – это желаемый результат. Цель определяет направление развития организации. KPI — это количественно измеримый индикатор, по которому можно отслеживать путь к достижению целей. 
 
Цели отдела продаж: Подписан объем договоров на сумму, не менее 32 млн. руб.

KPI для менеджеров по продажам:
  • объем продаж на 1 контракт.
  • количество ежедневных звонков клиентам.
  • количество встреч с клиентами за 1 день/неделю.
Не знаете как достичь цели? 
Запишитесь на бесплатный онлайн-курс по достижению целей в платформе WorkTek. 

 

Какие бывают ключевые показатели эффективности
Существует несколько классификаций KPI, которые позволяют оценивать деятельность
компании с разных сторон.
 
По содержанию выделяют следующие виды KPI:
  • по результату: оценивают, какой абсолютный результат мы произвели без сравнения с затраченными ресурсами или другими показателями. Пример KPI результата – объём продаж, количество подписчиков блога, количество произведённой продукции и др.;
  • по эффективности: показывают, насколько велик результат по отношению к затраченным ресурсам или аналогичным показателям в предыдущий период времени. Пример KPI эффективности — рентабельность производства, показатель CAC (стоимость привлечения одного клиента), текучесть кадров и др.
  • по функционированию: определяют, в какой мере протекающие в организации бизнес-процессы соответствуют утверждённым правилам и алгоритмам. Пример KPI функционирования — количество брака в продукции, выполнение скриптов продаж в телемаркетинге, уровень удовлетворённости персонала и др.
  • по производительности: оценивают, как быстро достигнут желаемый результат или сколько времени потребовалось на выполнение определённого вида работ/операций. Пример KPI производительности — производительность труда и др.
  • по затратам: выявляют, сколько ресурсов израсходовано в процессе достижения целей. Пример KPI затрат – объём средств, направленных на закупку сырья, объём рекламного бюджета и др.
По форме исчисления KPI разделяют на:
  • Финансовые показатели – те, которые исчисляются в деньгах. Это выручка, объём инвестиций, ликвидность, активы и т.д.;

  • Нефинансовые показатели – те, которые выражаются в натуральной форме, в коэффициентах, индексах, частоте раз. Это время на выполнение одной производственной операции, индекс удовлетворённости клиента, текучесть кадров и т.д.;

По срокам фиксации итогов выделяют:
  • Опережающие показатели – те, которые отражают деятельность компании или сотрудника в текущий момент времени. Их можно поправить в случае неудовлетворительного результата. Это величина клиентской базы, среднее время на обработку заявки, объём выпускаемой продукции и др.

  • Запаздывающие показатели – те, которые оценивают деятельность компании в ретроспективе. Формируются на основе опережающих параметров. После того, как они были зафиксированы, их не скорректировать. Это рентабельность, текучесть кадров, оборачиваемость капиталов, общая стоимость компании.

Также KPI подразделяют на количественные и качественные, абсолютные и относительные, индивидуальные и коллективные.
 
Как внедрить KPI: технология и рекомендации
Разработку и внедрение системы KPI возможно провести собственными силами, без участия консалтинговых компаний. Процесс потребует временных и организационных ресурсов.
 
Прежде, чем приступить к разработке KPI для компании, изучите рекомендации экспертов:
  • Система KPI не работает без целеполагания. К разработке ключевых показателей следует приступать только после создания полноценной системы целей компании.

  • Стандартизированной и универсальной системы КПЭ не существует. Комплект KPI индивидуален для каждой организации. Показатели разрабатываются под конкретные цели, организационную структуру и сотрудников.

  • К построению системы показателей следует привлекать сотрудников организации, советоваться с ними, опираться на их мнение. Во-первых, людям известны нюансы работы и такие факторы производственного процесса, о которых собственник может не знать. Во-вторых, на KPI базируется система мотивации. Если сотрудники посчитают её несправедливой, хороших результатов не достичь.

  • Показателей KPI не должно быть много. Это приведёт к путанице и «замыливанию» ориентиров. Плановых показателей, отражающих производственные процессы, может быть больше – до 80 штук, ключевых параметров не более 10. Оптимальное число – 5-7.

  • Параметры KPI не внедряются в сплошном режиме. В компании есть такие категории персонала, введение KPI для которых нецелесообразно.

  • Система KPI не статична. С развитием компании, изменением её организационной структуры должны пересматриваться и ключевые показатели, поскольку они отражают фактически происходящие процессы в компании.

  • Внедрение системы KPI осуществляется поэтапно, но без завышенного внимания к предпроектным работам. Теоретический этап разработки по времени должен быть сопоставим с практическим этапом внедрения KPI.

Вот пошаговый план для внедрения Key Performance indicators:
  1. Подготовительный этап. Определение целей внедрения системы. Формирование рабочей группы, которая займётся реализацией процесса под ключ.

  2. Разработка дерева целей для компании, отделов и каждого сотрудника. Если оно существует, то на этом этапе проводится его проверка на предмет актуальности.

  3. Разработка модели KPI для конкретной компании. Рабочая группа, привлекая рядовых сотрудников, определяет типы и виды KPI, просчитывает их базовые значения.

  4. Тестирование системы. Тотальное внедрение системы KPI сразу после разработки вредит общему результату. Теоретическую модель нужно обкатать в тестовом режиме на каком-то одном участке работы, устранить несовершенства и только тогда вводить её повсеместно.

  5. Информирование персонала о внедрении KPI. Важный шаг, который во многом определяет успешность проекта.

  6. Автоматизация процесса. Фиксировать и отслеживать KPI вручную нереально. Нужна простая и понятная программа-планировщик, которая зафиксирует процент выполняемости целей и ключевые показатели в динамике.

  7. Внедрение KPI с привязкой к системе мотивации. Работники получают чёткие и понятные инструкции по выполнению KPI, а также информацию о том, какие бонусы они получат при соблюдении ключевых параметров.

  8. Контроль за результатами и актуализация системы KPI.

Вместо заключения
Внедрение системы KPI систематизирует и улучшает работу компании, усиливает мотивацию персонала. Подходит для малого, среднего большого бизнеса. Внедрять KPI можно с того момента, как руководитель почувствовал первые затруднения в делегировании и контроле. KPI упорядочивают структуру управления, делают прозрачными и осязаемыми цели компании для каждого сотрудника.
 
Если всё сделать правильно, уже через 2-3 месяца после внедрения KPI компании повысит прибыль, улучшит другие финансовые показатели. 

Не знаете как достичь цели? 
Запишитесь на бесплатный онлайн-курс по достижению целей в платформе WorkTek. 

 

Дать свои комментарии и задать вопросы можно на наших страницах Facebook и Вконтакте, или прямо тут →