Как повысить эффективность сотрудников без больших затрат?

Эффективность сотрудника — важный фактор в успехе компании. Чем эффективнее работает персонал, тем быстрее и качественнее развивается бизнес. Когда сотрудники трудятся вполсилы, это вредит компании. Повысить эффективность их работы – приоритетная задача хорошего управленца. Тем более, что сделать это можно без больших материальных затрат.  

Понятие эффективности складывается из нескольких факторов:

1. Результативность: деятельность сотрудника имеет конкретный результат, который соответствует установленной цели. Бывает, что менеджер талантлив в переговорах, хорошо проводит презентации и находит общий язык с клиентами, но продажи не закрывает. Несмотря на все его таланты, он не эффективен.

2. Продуктивность: сотрудник решает производственные задачи за минимально возможное время. Он не растягивает сроки, но и не форсирует события, чтобы не потерять в качестве. Способность к продуктивности наиболее ярко проявляется, когда нужно решить нестандартную задачу.  

3. Экономичность: сотрудник достигает цели с минимальными ресурсами – временными, материальными, организационными. Из двух event-менеджеров эффективнее будет тот, кто организует достойный корпоративный праздник с меньшим бюджетом. Важно понимать, что экономичность – не самоцель, а всего лишь один из факторов эффективности.

Наряду с основными факторами, определяющими эффективность, выделяют вспомогательные:

4. Организованность: у сотрудника настроены и отлажены процессы достижения целей. Они интегрированы в систему деятельности организации.

5. Рациональность: при решении производственной задачи сотрудник использует хорошо продуманные и отточенные на практике способы, и приёмы.

6. Функциональность: действия сотрудника соответствуют стратегическим целям компании.

Анализ деятельности более сотни организаций показал, что негативно на эффективность сотрудников влияют следующие факторы: 

• Отсутствие чётких целей и общего понимания, что нужно компании от работника. Когда человек не видит главной цели, к которой нужно придти, он не стремится идти быстро. Иногда он вовсе не хочет идти, действуя по принципу закона сохранения энергии. Должностные инструкции и обязанности не спасают. Эти документы во многих случаях выполняются формально, чтобы создать видимость работы.

• Отсутствие работающей системы планирования и контроля. На бумаге она существует в 90% организаций, но реализуется далеко не везде. Даже высокоорганизованные люди, способные самостоятельно планировать деятельность, признаются, что отсутствие общего плана в компании снижает их личную эффективность. Когда его нет, всегда есть риск сделать работу впустую, не угадать со сроками, ошибиться в ресурсах.   

• Низкий уровень мотивации. Речь не только о заработной плате, а о целостной системе мотивирования сотрудников. Когда людей не поощряют за хорошую работу, у них пропадает желание быть продуктивными и результативными. Эффективность требует от человека максимальной концентрации энергии, интеллекта, личностного потенциала. Это трудно. Делать что-то трудное просто так никто не хочет.    

• Отсутствие чёткого распределения задач, приводит к рассогласованность действий между коллегами. Когда в компании нет разграниченного функционала, зоны ответственности размыты или не распределены вовсе, то у сотрудников нет возможности быть эффективными. Много времени в такой ситуации уходит не на достижение целей, а на сортировку задач и «междоусобные войны».       

• Цейтнот и стресс. Это главные враги эффективности. Когда рабочие вопросы решаются в авральном режиме, они становятся большой проблемой для сотрудников. На «тушение пожаров» уходит вдвое больше энергии, чем на достижение целей в плановом режиме. К тому же, стрессовые ситуации провоцируют эмоциональное выгорание.

• Отсутствие критериев для оценки труда сотрудников. Если в компании нет понятной, прозрачной, и справедливой системы по оценке работы персонала, значит, у неё большие проблемы с эффективностью. Неоцененный труд, с одной стороны, влечёт разочарование, которое разрушает мотивацию, с другой, развивает безответственность.       

• Нет взаимодействия с коллегами. Неблагоприятный психологический климат плохо отражается на эффективности сотрудников, равно как и отсутствие командного духа.       

Методы повышения эффективности персонала доступны и незатратны. Для внедрения большинства из них необходим здравый подход и перестройка системы управления предприятием. Значительного повышения фонда заработной платы не потребуется.

Вот самые простые методики, которые сделают персонал более эффективным:         

• Постановка целей для сотрудников и подразделений компании. Цель – это ориентир, путеводная звезда, которая задаёт направление для движения. Одновременно цель – это результат, достижение которого принесёт весомые преимущества всем, кто принимал участие в его достижении. Осознание этого факта уже пробуждает желание стать эффективнее. Ясные, конкретные цели дисциплинируют, организуют, усиливают мотивацию. Сравните результативность менеджера по продажам, который выполняет стандартные плановые показатели из месяца в месяц, и эффективность его коллеги, который участвует в реализации амбициозной цели по выводу своей компании в лидеры рынка.

Когда вы начнёте ставить сотрудникам цели, они начнут их достигать.

• Внедрение KPI – системы ключевых показателей (индикаторов) эффективности. Её смысл в том, чтобы ввести в компании индивидуальные показатели, которые оценят, насколько эффективно сотрудник реализует поставленные перед ним цели. KPI снимают сразу три барьера эффективности: во-первых, вместе с ними на предприятии появляется прозрачная система мотивации; во-вторых, они позволяют объективно оценивать труд работников; в-третьих, показатели эффективности делают осязаемыми цели компании. Работник, который контролирует личные KPI, всегда помнит о цели.

• Распределение обязанностей между сотрудниками. Когда у каждого работника свой функционал, в делах компании наступает порядок. При строгом распределении обязанностей вы знаете, кому поручить работу и с кого за неё спросить, а у работника возникает ответственность – одно из базовых чувств для развития эффективности. Приятный «побочный» эффект – гармонизация отношений между коллегами.

• Автоматизация производственных процессов и внедрение информационных систем. Это здорово повышает эффективность, освобождая от рутины и облегчая контроль над методом сотрудников. Почти все компании уже внедрили бухгалтерские программы, многие используют  CRM-системы для ведения клиентской базы и общения с заказчиками. На очереди – планировщики, тайм-трекеры, которые следят за использованием рабочего времени персонала, и умные сервисы, помогающие ставить цели, планировать и контролировать результаты. Наличие таких систем – конкурентное преимущество компании.

• Разработка мотивационной системы. Сотрудники должны знать, что за выполнение должностных обязанностей они получат заработную плату, а за эффективную работу – бонусы и значимое для них поощрение. Система мотивации должна охватывать весь спектр человеческих потребностей, включая потребность в уважении, признании, самореализации. Работающие формы поощрения – вручение грамот, наград, занесение на доску почёта, присвоение званий, возможность выступить перед коллегами с лекцией, сертификаты на обучение. Основной принцип награждения: оно должно быть заслуженным, а не формальным.            
• Создание команды. Команда – лучшая среда для развития эффективности сотрудников. В команде люди работают над скорейшим достижением значимого для всех результата, что заставляет их быть продуктивными и результативными.

Внедрение перечисленных методов – это универсальный рецепт повышения эффективности сотрудников для маленькой компании и крупного предприятия.    

Понять, насколько ваш работник эффективен, интуитивно нельзя. Задержки на работе и видимое усердие не являются показателями эффективности. Для того, чтобы объективно оценить результативность и продуктивность персонала, существуют системы оценки труда.

Удобный и современный вариант – система KPI, ключевых индикаторов эффективности. В отличие от стандартных плановых показателей, KPI индивидуальны и привязаны к целям сотрудника. Показатели эффективности устанавливаются лично для каждого работника. KPI выражаются в числовой форме, поэтому всегда можно понять – выполнены они или нет. Если установленные KPI реализованы, значит, сотрудник эффективен, если они перевыполнены, значит, он суперэффективен и заслуживает поощрения.

Индикаторы эффективности помогут оценить любую работу – в производстве, в продажах, в перевозках, в сфере общественного питания, в клиентском сервисе.

Алгоритм внедрения KPI выглядит так:

1. В компании создаётся система целей. Цели – стратегические, тактические и оперативные, устанавливаются для организации в целом, для отдела и для каждого сотрудника (исключение – некоторые категории персонала, деятельность которых не связана с прибылью компании).

2. Для каждой цели устанавливается показатель, измеряющий степень её реализаций. К примеру, если стратегическая цель компании – стать лидером в производстве керамической посуды, ключевыми индикаторами для неё станут – объём производства и объём продаж. Если у начальника отдела качества цель – сократить уровень брака в продукции, то его KPI – общее количество бракованных изделий и процент бракованных изделий на 100 единиц продукции.

3. После определения ключевых индикаторов эффективности осуществляются замеры базовых величин. Руководители вместе с сотрудниками устанавливают оптимальные показатели KPI, которые определят эффективность сотрудника в достижении целей и задач.

4. Показатели KPI фиксируются, контролируются и корректируются в случае необходимости.

• Установление ясных и конкретных целей;
• Внедрение призрачной системы оценки сотрудников KPI;
• Разработка системы мотивации персонала;
• Распределение обязанностей между сотрудниками;
• Автоматизация производственных процессов, использование сервисов по постановке целей;
• Создание команды.

P. S. Работа над повышением эффективности персонала всегда актуальна. Её конечный результат – увеличение прибыли, повышение позиций компании, новые возможности для роста.