[Кейс] Составляем план, который работает


Вы попадали в ситуацию, что поставили Цель и составили план для её достижения, но через короткий промежуток времени забросили этот план и больше про него не вспоминали? В такой ситуации человек обычно думает, что у него нет дисциплины или он ленится.

Но по факту — это план изначально был не актуальным и не соответствовал тому, чтобы Цель была достигнута. Вы же не будете работать по плану, который не актуален? Поэтому мало поставить Цель, необходимо составить правильный план для её достижения. 

Нам на почту info@worktek.ru написал Виталий с просьбой оценить правильность его плана. Разберём на его примере, какие критические ошибки Вы можете избежать уже на этапе планирования. 

Ситуация у Виталия

Виталий — молодой человек, работает в сфере услуг. Он не очень доволен своим текущим уровнем дохода и положением, поэтому стремится развиваться. Это проявляется в том, что он активно изучает новые технологии и иностранный язык.

Недавно Виталий поставил себе цель: «Удвоить личный доход». Т.к. основным источником текущего дохода является работа, то естественным решением стало постараться найти работу с зарплатой в 2 раза выше. Сам Виталий оценивает эту цель весьма амбициозной. Абсолютные цифры называть не будем, они тут не так важны, т.к. любой рост над собой в 2 раза — это в сущности головокружительный рывок.

Для достижения цели Виталий вывел 3 её показателя:
  • Отправить 100 откликов по вакансиям на https://ru.jooble.org/
  • Получить приглашения и пройти 20 собеседований
  • Получить должность с зарплатой ×2 выше текущей
Сначала Виталий постарался уместить всё в 1 месяц, но сразу понял, что «это нереально». Вариант с тем, чтобы сделать цель переходящей из месяца в месяц, тоже показался плохой идеей. В итоге Виталий поставил её, как цель на год. Работа над достижением цели началась.

Для отслеживания изменения показателей Виталий стал использовать стандартный функционал WorkTek — в карточке года он ввёл цель, её показатели, и стал там отмечать любые изменения. Каждый раз, когда что-то менялось, например, он отправил еще пару откликов, или его пригласили на собеседование, Виталий открывал карточку целей года и вносил туда новые данные. Это оказалось не очень удобным, и Виталий стал иногда забывать это делать.

Делались попытки вносить изменения не каждый день, а более редкими интервалами. Но проблемы это в сущности не решило, все равно какие-то изменения показателей упускались, приходилось изучать дневные задачи и отчеты в поисках потерянных данных. Естественно, это еще больший микроменеджмент, комфорта и эффективности это не могло добавить.

В итоге Виталий в разделе Проектирование платформы WorkTek завел себе пару документов «0 /100 откликов» и «0/20 предложений», где после каждого изменения показателей стал производить следующие действия:
  • Менять название документа (например «5/100 откликов»),
  • Вносить информацию, кому отправил,
  • Вносить информацию, что получилось в итоге, какие замечания по тестовому заданию получил и как их исправить. 
Т.е. стал вести мини-журналы.

При этом у Виталия периодически складывалось впечатление, что он что-то делает не так, временами пропадала мотивация и желание использовать платформу: 

«…но не потому что она не правильная, а потому что я что-то не так делаю постоянно, картина планирования постоянно разрывалась и не получалась логически связанная».

Т.е. Виталий вроде бы идёт к глобальной цели, но ощущает отсутствие согласованности между подчиненными целями, нет правильной иерархии, показатели кажутся нечёткими, действия непоследовательными, «в общем рассинхрон периодический получался».
 
 

Оценка ситуации от WorkTek:

Виталий верно описал все эффекты ситуации — если цель стоит на год, но не оттранслирована на квартал и месяц — то человек о ней просто постепенно забывает (как о её прогрессе, так и просто о необходимости уделять ей время). Чем дальше куда-то нужно специально заходить, чтобы внести какие-то данные — тем ниже вероятность, что человек будет это делать в принципе.

Для начала мы предложили разобрать цели и план Виталия по существу:

«Отправить 100 откликов по вакансиям» — это действие, которое зависит только от Виталия, т.е. это так называемый опережающий показатель. Искать вакансии и отправлять отклики будет сам Виталий, и когда он отправит эти 100 откликов, вообще не факт, что это к чему-то приведёт.

«Получить приглашения и пройти 20 собеседований» — это зависит от Виталия в гораздо меньшей степени. Да, он может составить хорошее резюме, написать сопроводительное письмо. Но приглашать его или нет — решать не Виталию. Поэтому это так называемый запаздывающий показатель — он делает набор действий (резюме, письмо, отправляет в 100 мест), а потом ждёт реакцию, и там либо получится, либо нет.

«Получить должность с зарплатой ×2 выше текущей» — в сущности, это и есть цель Виталия, т.к. все его действия (предыдущие пункты) направлены именно на него. Виталий при этом поставил этот показатель в один ранг с остальными. С таким подходом размывается фокус, и вообще становится непонятно, как оценивать прогресс. Например, если к концу года Виталий отправит 100 откликов и пройдет 20 собеседований, но на работу так и не устроится, то цель будет выполнена на 66% (ведь 2 из 3 показателей успешно реализованы) — устроит ли это Виталия? Едва ли.

Т.е. у Виталия на одном уровне написаны вещи, которые должны находиться на разных уровнях — в подчинении друг у друга. При этом если все показатели записаны на уровне года, то спокойной планомерной работы не будет, а будет работа рывками и наскоками. А там как повезёт. 

Плюс ко всему, из формулировок Виталия непонятно, какими критериями должны обладать вакансии и собеседования. Отправить отклики на 100 любых вакансий? Пройти 20 любых собеседований? 

Мы предложили Виталию переработать цели и показатели. В качестве примера были предложены такие формулировки (суммы условные): 

Цель года: Я устроился на работу по специальности «проектный менеджер» с з.п. чистыми не ниже 100.000р
 
Цель квартала №1: Пройдено 10 собеседований по вакансиям "проектный менеджер" с з.п. чистыми не ниже 100.000р
   
Цель месяца №1: Пройдено 2 собеседования по вакансиям "проектный менеджер" с з.п. чистыми не ниже 100.000р

Цель месяца №2: Пройдено 4 собеседования по вакансиям "проектный менеджер" с з.п. чистыми не ниже 100.000р

Цель месяца №3: Пройдено 4 собеседования по вакансиям "проектный менеджер" с з.п. чистыми не ниже 100.000р

При таком подходе каждый месяц есть с одной стороны фокус на поиске вакансий, с другой стороны есть чёткое понимание, сколько именно фокуса требует работа над целью «устроился на работу». Т.е. Виталий и к цели будет двигаться постоянно, и на другие цели будет ПРОГНОЗИРУЕМО достаточно времени.

Более того, психологически не будет давить конечная цель «двукратного увеличения дохода», т.к. каждый день о ней думать не придется. Вместо этого каждый день у Виталия будет задача думать только о собеседованиях —  с одной стороны это проще, с другой стороны он может быть уверен, что к своей цели он все равно при этом приближается. А прогресс можно отслеживать стандартно — отчетами за месяц и квартал, ведь в конце месяца собрать данные по 2-4 собеседованиям будет достаточно просто.

Важно отметить, что всю ситуацию Виталия мы не знаем. С такими промежуточными целями, как «собеседования» мы исходим из предположения, что рано или поздно Виталия куда-то возьмут. Т.е. чем больше собеседований, тем выше шанс достичь цель. Отчасти, это так. Но возможно, что потребуется делать что-то еще — подтянуть какие-то знания, реализовать демонстрационный проект и т.д., в общем что-то, что повысит шансы Виталия.

Далее, переходя на уровень недель и дней, Виталий уже может спокойно заниматься опережающими показателями (или т.н. "высокоэффективными действиями") — т.е. ставить себе задачи:
  • «Просмотреть 200 вакансий и определить % подходящих лично мне» — так Виталий сможет сделать вывод, сколько ему вообще нужно просмотреть вакансий, чтобы отобрать 100 интересных.
  • на основе выполненной задачи №1 можно «Отобрать 100 вакансий, удовлетворяющих нужным критериям» (уровень компании, уровень и условия оплаты, и прочее)
  • «Подготовить сопроводительные письма для 20 откликов»
  • «Отправить 20 откликов»
После совершения этих действий Виталий на выходе получит какой-то результат - «N приглашений на собеседования». Можно будет сделать какие-то промежуточные выводы — достаточно ли будет 100 откликов, чтобы получить 20 приглашений? Возможно придется скорректировать цифру «100 откликов» в большую или меньшую сторону.

Аналогично с самими собеседованиями. Первый месяц цель не очень амбициозная — всего 2 собеседования. Но должна быть проведена большая подготовительная работа, выполнив которую, и получив эти 2 собеседования, Виталий уже точно будет понимать во втором месяце, как ему действовать, чтобы наиболее коротким путём получить еще 4 собеседования.

Возможно, всё пойдет гладко, и Виталий переработает план, сделав «я устроился на работу» целью квартала, а «пройдено 20 собеседований» её показателями, раскидав эти 20 собеседований по 3-м месяцам (например, 4, 6 и 10).

А возможно, что пойдет туго, и Виталий дополнит план, увеличит число требуемых собеседований, добавит дополнительные шаги (консультации с рекрутинговыми агентствами, прохождение курсов повышения квалификации, завершение демонстрационного проекта и т.д.).

Мы рекомендовали Виталию быть готовым менять план, т.к. это нормальная ситуация. Начиная достигать цель, мы всегда начинаем действовать в условиях неопределенности. По мере продвижения будет появляться определенность, начнут всплывать просчёты в плане (в лучшую или худшую сторону — не важно, это все равно просчеты), и план потребует корректировки.

Важно! В конечном итоге необходимо определить взаимосвязь целей-показателей-действий и отслеживать их взаимное влияние. Т.е. делаю действие — должен РЕАЛЬНО меняться показатель (если нет, то действие выбрано неверно). Меняется показатель — должен РЕАЛЬНО меняться мой прогресс к цели (если нет, то показатель выбран неверно).

Текущий набор механизмов в платформе WorkTek затачивается именно на такую работу — планомерную, продуманную, последовательную, регулярную.

Пример составленного плана в платформе WorkTek

По поводу мотивации

Причин падения мотивации может быть несколько. Или тактика была выбрана неверная — Виталий себя просто загнал, устал. Или промежуточные (опорные) цели были выбраны демотивирующие — если их достижение Виталия не радует, то они для него несут в себе только стресс, что в итоге выразится просто в отвращении к ним. Тут стоит подумать, можно ли выбрать промежуточные цели такие, которые будут мотивировать? На силе воли и дисциплине можно вывезти очень много (и это поддается тренировке), но не бесконечно много.

В одной из статей, опубликованных в нашем блоге, по этому поводу была рекомендация — если сам по себе промежуточный результат не является мотивирующим (хотя должен бы, он ведь ступенька к светлому будущему :) ), то можно вознаграждать себя — например решить, что «если я выучил 200 новых английских слов, имею право без чувства вины посмотреть 2 серии нового сериала». Это подкрепление дофамином, через это можно снизить стресс от работы над «скучными» результатами.

В заключение, мы рекомендовали Виталию еще раз ознакомиться с некоторыми статьями нашего блога, где достаточно хорошо разобраны многие схожие вопросы. Также рекомендовали посетить серию наших будущих вебинаров, где мы будем подробно разбирать подобные ситуации, и каждый на практике сможет проработать такие сложные моменты и получить рекомендации от наших экспертов. 
 
 
P. S. Если Вы хотите получить подобный разбор своего плана, то присылайте его нам на info@worktek.ru
Дать свои комментарии и задать вопросы можно на наших страницах Facebook и Вконтакте, или прямо тут →