Почему списки дел не работают?

Вадим Линев

У всех нас есть только 24 часа в сутки для достижения целей. Однако одни люди лучше используют это время чем другие. 

Люди с высокой производительностью достигают поставленные цели. Они умеют сосредоточить своё внимание и направить усилия в правильном направлении, будь то работа, личная жизнь или создание масштабного проекта. 

Так как они это делают?

Давайте глубже вникнем в секрет того как достичь высокой производительности. 

Проблема со списком дел

Когда вы думаете о достижении высокой производительности, то вероятно первое что приходит на ум — это написать список дел. 

Большинство людей любят использовать списки дел, т. к. знакомы с этим инструментом и считают его практичным. Часто создается ощущение, что производительность растет уже в момент составления списка дел.

Но списки дел не так полезны, как думают многие. На самом деле, списки дел чаще всего наносят больше ущерба производительности, чем пользы. 

Вот две причины: 
1. Списки вызывают чувство подавленности
Когда вы составляете список дел, то вы по существу сбрасываете все свои задачи — большие и маленькие, важные и второстепенные — в один документ. Такой список очень быстро начинает вызывать чувство подавленности. 

Обычно более 40% задач из списка дел никогда не завершаются до конца. Все незавершенные задачи оказывают огромное негативное влияние на уровень стресса, который вы испытываете. 

В психологии это явление называется — эффект Зейгарника

Накопление незаконченных задач вызывает навязчивые и неконтролируемые мысли. Это приводит к чувству тревоги, бессоннице и истощению драгоценных умственных и физических ресурсов.

Это особенно актуально, когда в списке дел накапливаются сложные задачи с высокими требованиями к качеству их выполнения или появляются новые неожиданные задачи. Это подводит ко второй причине… 
2. Список дел не помогает правильно распределить время
Президент США Дуайт Эйзенхауэр был мастером производительности. Он осознавал различия между срочными и важными делами. Он использовал технику, известную сегодня как матрицу Эйзенхауэра. 

Эйзенхауэр определил, что срочные действия обычно связаны с достижением чужих целей, тогда как важные действия связаны с достижением наших собственных.

«Есть два типа дел: срочные и важные. Срочные дела, как правило, не самые важные. А важные – не самые срочные» — Дуайт Эйзенхауэр. 

Ключевым моментом является понимание того, какие задачи важны для достижения ваших собственных целей, а не для достижения чужих. Затем работе над этими задачами нужно уделить соответствующее количество времени и внимания. 

Проблема списка дел заключается в том, что трудно понять, сколько времени и внимания вы можете и должны выделить на выполнение каждой задачи. Вы можете потратить много времени на выполнение задач, которые не обязательно помогут вам достичь ваших целей.

Если вы когда-нибудь работали сразу над десятью задачами из своего списка дел, но при этом чувствовали, что не приближаетесь к цели, то теперь вы знаете, почему.

Как планирование решает эти проблемы

Мы поняли, что списки дел не очень хороши, когда речь заходит о сосредоточении усилий на выполнении задач, которые наиболее важны для вас. 

Списки не учитывают затраченное на выполнение задач время, как это происходит при работе с календарем. 

Люди с высокой производительностью не работают по своему списку дел… Они живут и работают по своему календарю. 

Планируя своё расписание в календаре, вместо простого перечисления задач в списке, вы достигнете  двух вещей. 
1. Фокус на выполнении важных задач
Работа по расписанию позволяет выделять время на выполнение задач, которые приближают вас к достижению целей. Вам предельно ясно, когда нужно выполнить каждую задачу. Вы станете менее чувствительны к неожиданному появлению новых задач. Это поможет сохранить приоритеты и в первую очередь выполнять важные задачи. 
2. Не тратить времени в пустую
При планировании вы выделяете конкретное количество времени на выполнение одной задачи. В результате вы не потратите час на собрание, которое должно было пройти за пять минут. А такие задачи как «проверка электронной почты», ограничатся управляемыми фрагментами времени, а не всепоглощающим потоком.

Простой способ планирования

Эффективное планирование — это первый шаг к высокой производительности. Фактически, это принцип, на котором мы основали платформу Worktek. Планирование вряд ли является новой концепцией, но удивительно, как мало людей знают о его преимуществах.

Вот простой способ составить эффективный план на день.  
1. Поставьте цель на день
Вначале поставьте цель на день. Для этого перейдите в раздел «Планирование» и включите вкладку календаря — «День». 

Цель дня — это конечный результат, который вы должны сделать за сегодня. Рекомендуется ставить цель, которая приблизит вас к достижению вашей более масштабной цели. 

Не беспокойтесь если вы не знакомы с долгосрочным планированием. Мы подробно расскажем об этом в наших следующих обучающих статьях.  


Поставьте цель на сегодня
2. Составьте расписание
Затем вы четко планируете свой день. Для этого используйте основные и второстепенные задачи. Основные задачи — задачи, которые напрямую ведут к цели дня. Второстепенные задачи — любые задачи, которые не связаны с целью дня. 

Деление задач на основные и второстепенные — это важный шаг, который позволит уделять больше времени на выполнение важных задач, которые ведут к цели. Старайтесь заполнять свое расписание, в первую очередь основными задачами, а потом ставьте второстепенные. 


Составьте расписание на день

Процесс составления расписания на день занимает всего пару минут. Составляйте расписание каждое утро и тогда платформа Worktek станет надежным инструментом для повышения вашей производительности. 
3. Следуйте своему расписанию 
Когда ваше расписание готово, просто старайтесь следовать ему и делать то, что вы намеревались сделать.

Если вам нужно изменить своё расписание из-за неожиданных задержек, чрезвычайных обстоятельств или наоборот более быстрого выполнения задачи — это не проблема.

Календарь Worktek позволяет легко настроить расписание на лету, так что вы всегда знаете на чем вам сейчас следует фокусироваться и куда у вас реально уходит время. 


Корректируйте своё расписание

Вывод 

Возвращаясь к нашему вступительному вопросу: первый шаг к тому, чтобы повысить свою производительность — это не просто заполнение расписания, а целенаправленная фокусировка времени.

Вот почему люди с высокой производительностью не работают по списку дел, а используют календарь и это то, что делает платформу Worktek такой эффективной.

На заметку! Если планирование в календаре является новым для вас, то на первый взгляд может показаться неудобным.

Попробуйте использовать расписание в течение нескольких дней и вы увидите положительное влияние на вашу производительность.


Дать свои комментарии и задать вопросы можно на наших страницах Facebook и Вконтакте, или прямо тут →