Перед Вами вольный перевод статьи, которую написал Rafael Sarandeses:

Вот ссылка на оригинал статьи: This Simple Yet Powerful Weekly Planning Routine Puts You in Control

Примените этот систематический метод, чтобы каждую неделю уверенно продвигаться к Вашим самым большим и важным целям.

Rafael Sarandeses — человек с личной страстью помогать другим людям достигать их профессиональные цели. Поэтому он делает больше, чем просто помогает человеку определить цели и поддерживает на пути к их достижению. Он помогает развить правильные продуктивные привычки, которые позволяют быть эффективным, оставаться на верном пути и достигать поставленные цели.

Железобетонный метод еженедельного планирования может изменить ВСЁ — он позволит Вам сэкономить несколько часов прокрастинации и нерешительности в течение недели. Если выбирать только одну тактику исполнения, то целенаправленное планирование на неделю вперед, вероятно, та тактика, которая дает самый значительный результат.

Эта система еженедельного планирования поддерживает продуктивность и постоянство. Она уже помогла многим людям достичь профессиональные цели с меньшими усилиями и за меньшее время, чем это занимает обычно.

Ну что, поехали!

1. Планируйте на неделю вперед по воскресеньям

В воскресенье следует провести какое-то время со своим календарем и решить, когда именно Вы уделите время вдумчивой работе над своими самыми важными целями. Фокус на недельном масштабе даёт наилучшие результаты — он достаточно длинный, чтобы видеть все в перспективе и ощущать прогресс, но и достаточно короткий, чтобы удержать Вас в настоящем, и в «режиме действия».

Планируя время заранее на исполнение значительных проектов каждую неделю, Вы также заметите позитивный «побочный эффект». После того, как Вы поместите в недельный календарь все нужные для реализации целей дела, Вы поймете, что у Вас осталась масса свободного времени на другие занятия.

Это простое упражнение очень воодушевляет. Оно позволяет втиснуть гораздо больше дел в одну неделю и при этом оставаться спокойным, с чувством порядка, контроля и готовым действовать в соответствии с собственным планом.

Планирование на неделю вперед всегда даёт огромный рост продуктивности и уверенности в себе.

Если коротко: оставьте немного времени после обеда в воскресенье, чтобы составить детальный план на следующую неделю.

2. Разберитесь с Вашими задачами и их потоком

Жизнь в реальном мире заставляет нас постоянно совмещать наши планы с бесконечными встречами, звонками, личными поручениями, административной работой и тому подобное. Приоритизация включает принятие решений, как поступить с неприоритетной работой.

Ниже представлена таблица — это комбинация Матрицы Эйзенхауэра и Матрицы «Срочное и Важное» Стивена Кови. Эта таблица поможет Вам с приоритизацией.

© Rafael Sarandeses

По мере заполнения своего календаря Вы будете думать о том, как разместить эти 4 типа активностей:

1. Уделите достаточно времени в течение недели для «Работы в фокусе» — это задачи, которые требуют много усилий и дают значительный эффект. Вам потребуются длинные промежутки времени, которые позволят Вам глубоко погрузиться в выполнение сложных задач, требующих концентрации внимания. Это означает — никаких емейлов, звонков и прочих отвлекающих факторов. Только глубокая, сконцентрированная работа.

2. Используйте максимум возможностей для получения «Легких побед» — это задачи, которые требуют мало усилий, но дают значительный эффект. Например, сделать черновой набросок Коммерческого предложения или позвонить потенциальному клиенту — это критически важные для бизнеса задачи, хотя они могут отнять относительно немного времени и усилий.

Иногда мы продолжаем откладывать выполнение таких задач, потому что никак не можем запустить чувство потока. Решение может быть таким: плотно упаковывать похожие задачи в единые, непрерывные "блоки часа на 3 один-два раза в неделю. Если Ваш мозг уже в потоке какого-то определенного типа задач, будет гораздо проще переключаться к другим задачам такого же типа, если они будут идти одна за другой.

3. Эффективно разбирайтесь с «Наполнителями» — это задачи, которые требуют мало усилий и дают незначительный эффект. Работу с почтой и административным вопросами можно также планировать «блоками» в перерывах между встречами, в дороге или когда у Вас есть 15-30 свободных минут, в которые заняться какой-то значительной работой точно не получится.

4. И последний тип активности — это «Задачи-убийцы продуктивности» — это задачи, которые требуют много усилий, но дают незначительный эффект. Задачи-убийцы высасывают из Вас энергию, но в результате дают минимум эффекта на каждую затраченную минуту. Как правило они появляются в качестве срочных запросов от других. Подумайте, можете ли Вы делегировать такие задачи кому-то, более подходящему, или кому-то, кому больше нравится выполнять подобные задачи? Возможно ли их автоматизировать? Или вообще отдать на аутсорсинг?

Задумайтесь, сколько времени на самом деле Вы отнимаете выполнением «задач-убийц» у тех задач, которые действительно важны для вашего бизнеса и Ваших целей? Если подумать над этим в терминах стоимости 1-го Вашего часа, то может оказаться значительно дешевле заплатить кому-то за выполнение таких задач.

Ваша очередь!

Мы еще вернемся к размещению этих блоков в календаре на 4-м шаге. А пока Вы можете нарисовать себе небольшую табличку, такую же как в примере наверху, и попробовать классифицировать свои задачи со следующей недели, разместив их в соответствующие зоны.

3. Защитите время для задач, которые продвинут Вас в направлении Ваших целей

Чтобы прорваться сквозь туман и сохранить фокус на том, что должно быть сделано к концу недели несмотря ни на что, используйте подход «Неделя-5» и «День-3» (сокращенно Н-5 и Д-3).

Этот предельно простой подход помогает сохранять фокус на том, что важно, так что Вы сможете максимизировать результат на выходе каждой недели. Идея в том, чтобы работать как можно больше в зеленых квадратах матрицы «Усилия Vs Эффективность», как описано выше.

Недельные задачи «Н-5»: 5 вещей, которые Вы должны выполнить до конца недели — несмотря ни на что.

Такие задачи также называют «Большие-5».

Никаких оправданий, они должны быть выполнены до того, как Вы уйдете на выходные. Эти задачи обычно принадлежат квадрату «Работа в фокусе», и то, что они уже запланированы в календаре, означает, что Вы от них уже не сбежите. Они являются тем типом задач в календаре, с которыми Вы обязаны считаться.

Ежедневные задачи «Д-3»: каждый вечер напишите 3 вещи, которые Вы должны сделать до вечера следующего дня.

Также известные как «Крошечные-3».

Задача Д-3 может быть чем-то, что требуется для прогресса по задачам Н-5 в течение недели. Идея в том, чтобы совместить отличный недельный обзор важных вещей с ежедневным обязательством сделать хотя бы 3 значимых задачи в нужных направлениях. Задачи Д-3 могут принадлежать к квадрату «Легкие победы»: задачи требуют не так много энергии и времени для выполнения, но оказывают значительный эффект на прогресс.

Ваша очередь!

В воскресенье вечером подумайте над вашими Н-5 на будущую неделю, а также над Д-3 понедельника.
Не уверены по приоритетам? Слишком много «важных» и «срочных» дел к выполнению? Попробуйте спросить себя: «Как я распределяю свое время, энергию и фокус на действиях со значительным эффектом которые продвинут меня к моим целям?» Подумав над этим, может стать немного проще выбрать 5 ключевых вещей, которые на следующей неделе приблизят Вас к достижению Ваших целей.

4. Используйте Ваш календарь как основной инструмент продуктивности

После того, как Вы классифицировали свои задачи и их последовательность, и определились со своими Н-5 и Д-3, перейдите к незаполненной неделе в Вашем календаре. Это может быть календарь Outlook, iCal, конечно же WorkTek, или даже бумажный календарь. Любой подойдет.

1. Для каждой задачи Н-5 зарезервируйте блоки минимум по 90 минут на протяжении недели. В этой статье мы фокусируемся на Ваших профессиональных целях, но Ваши Н-5 могут включать Активности со Значительным эффектом в любой другой области Вашей жизни, а не только в работе.

2. Каждый вечер планируйте следующий день и резервируйте блоки хотя бы по 30 минут на каждую из задач Д-3. Запланировать Д-3 на понедельник можно сразу в Воскресенье, пока Вы планируете неделю в целом.

3. Далее, зарезервируйте время для телефонных звонков, встреч и прочих вторичных обязательств, которые должны случиться в течение следующей недели. Не забудьте выделить время на еду, посещение врача и прочие личные дела.

4. Обратите внимание на «мертвые» или неиспользуемые временные интервалы между значительными занятыми временными блоками и запланируйте использовать их для работы с «Наполнителями». Например, ознакомиться с документами, ответить на письмо, сделать какой-то набросок материала, встретиться и обсудить что-то с коллегой, и т.д.

Вы можете даже запланировать в свободное время «целевую прокрастинацию», чтобы Ваш мозг отключился на задачах, требующих мало усилий, что в конечном счете может дать побочную ценность. Например, подумать над продвижением, прочитать полезную статью, пообщаться с Вашими клиентами или контактами в LinkedIn и т.д.

5. Сохраняйте гибкий подход: если что-то всплывет и Вам потребуется переписать зарезервированный ранее «блок», то сделайте это. В этом нет ничего плохого, если только Вы не удалите важный блок, не перепланировав его. Почему? Потому что Ваши обязательства по Вашим же приоритетам должны быть жесткими в течение недели, иначе следует задуматься, а действительно ли они были так уже «приоритетны».

6. Если будет не хватать времени, Вам придется начать говорить «нет». Обычно, проще взять на себя лишние обязательства, чем сказать «нет» людям, которые просят у Вас время в Вашем календаре. И если Вы будете соглашаться на все просьбы коллег «уделить им время», тогда Ваше время уже не Ваше — оно принадлежит другим.

Всегда «защищайте» время на задачи «Работа в фокусе» в недельном календаре заранее, даже без четкого плана по каждой задаче. Это позволит минимизировать нарушения плана, т.к. люди смогут попасть в Ваш план только тогда, когда Вам это удобно.

7. Если Вам кажется, что Вы застряли в непродуктивности, «спланируйте» себе дорогу из этого состояния. Памятка задач, решаемых Вами каждый день, позволит Вам идентифицировать «скрытые силы», действующие против Ваших начальных обязательств.

Это также может помочь определить, сколько времени занимает выполнение некоторых задач — очень часто люди недооценивают, сколько реально времени может занимать выполнение некоторых дел.

Если Вы отклоняетесь от своего расписания или никак не можете ему следовать, Вам нужно постараться взять это под контроль: записывайте, как и на что Вы тратите время в течение дня короткими блоками по 60 минут. В конце дня посмотрите на свои записи. Результаты могут удивить Вас.

5. Наградите себя, превратите процесс в игру для укрепления привычек и делайте специальные перерывы, чтобы избежать выгорания

Вы можете преследовать самые значимые цели и все же презирать выполнять некоторые задачи, необходимые для достижения этих целей. И этого не изменить. Планирование и прочие системы работы — не заменят тяжелый труд и жертвы, не важно насколько умны эти системы. Иногда это может вызывать стресс и быть ужасно скучным.

Но Вы можете заставить свои психологические особенности — такие как предпочтение немедленных наград вместо долговременных обязательств — работать на Вас. Создайте стратегии, которые сохранят мотивацию на высоком уровне, когда Вы не хотите делать то, «что нужно делать», а хотели бы лучше делать то, «что хочется делать».

Побалуйте себя.

Возможно, Вы знакомы с программами лояльности вроде «бесплатные мили» и «постоянный покупатель». Что ж, почему бы не создать себе свою программу лояльности «постоянный деятель»? Придумайте для себя какие-нибудь ежедневные и еженедельные награды, если Вы выполняете свои задачи Д-3 и Н-5.

— Я знаю кое-кого, кто разрешает себе посмотреть 1 час Netflix без чувства вины, если задачи дня успешно выполнены; также знаю другого человека, который внедрил себе правило «Пятница после обеда — с работой всё», если он выполняет недельный план к обеду пятницы.

— Некоторое время назад студентка в моей программе по карьерному коучингу в IE Business School решила, что она будет класть по 20 евро в копилку за каждую неделю, если у нее будет выполняться цель «нет входящих». Последнее, что я слышал, у нее очень быстро растет коллекция новых туфель!

Получение значимых, ощутимых наград – это мощный источник мотивационного импульса. Когда речь идет о том, чтобы удержать себя в тонусе, в ход должно идти всё. Я настоятельно рекомендую Вам найти пути, как соединить удовольствие и обязательства в управляемые и мотивирующие сроки (неделя — моя рекомендация и мой выбор).

– Rafael Sarandeses

Получайте удовольствие, отслеживая свой прогресс

Многие приложения отслеживают повторяющиеся активности или привычки. Они полезны тем, что держат нас в курсе, как мы начинаем менять свое поведение, предоставляя нам отчеты и графики, которые демонстрируют наш прогресс и изменение динамики.

Согласно некоторым исследованиям при наблюдении за пациентами с проблемами сердца, которых попросили кардинально изменить свой стиль жизни, участие в группах поддержки дало почти 8-кратный рост длительности приверженности здоровым привычками, против тех пациентов, которые не участвовали ни в каких группах.

Вы можете использовать любые подобные приложения каждый день, чтобы поддерживать свои привычки, влияющие на продуктивность — вставать рано, медитировать, вести свой журнал, в конце каждого дня добиваться «входящих нет» и т.д.

Тот факт, что Вам каждый день приходится отмечать эти задачи в своём списке может оказать значимый эффект на Вашу решимость достичь цель дня. А, как Вы уже знаете, достижение цели дня — это надежный путь продвижения к более амбициозным и отдаленным во времени стремлениям.

Отключитесь на время. Специально.

Мы не машины. Чрезмерная работа приведет к неэффективности. В профессиональном спорте отдых не просто важен как и тренировки, он является частью тренировочной программы.

Это применимо к любому другому аспекту жизни, и на то есть причина: в 2012 году журналист Сара Робинсон изучила 150 лет исследований по данной теме и выяснила, что как только Вы переваливаете за границу 60-часов-в-неделю, задачи, которые занимали час для завершения, начнут занимать два часа.

Какое можно ввести правило по этому поводу? Вы можете ввести правило резервировать в своем календаре время на «отключку», и считаться с этими блоками не менее, чем с другими.

Фокусируйтесь на достижении Ваших дневных и недельных целей, и не переживайте о Ваших больших целях

Лучшие привычке это те, которые имеет смысл иметь. Успех не в том, чтобы выполнить один подход успешно, а в том, чтобы каждую неделю использовать эффективную практику.

Если Вы продолжите придерживаться этой практики, Вы будете менее сфокусированы на том, чтобы переживать о своих более отдаленных планах — осмысление которых может вызывать «оцепенение», и сфокусированными на том, чтобы выполнить текущие задачи. Делая это, Вы уж точно можете быть уверены, что Ваши дневные и недельные задачи со временем приведут Вас к Вашим целям.

Не тратьте слишком много времени думая о процессе. Факт в том, что мы не можем думать креативно и быть максимально продуктивными, если мы постоянно сомневаемся в себе и стараемся определить идеальный план действий.

Эта статья — это подход, выработанный спустя годы экспериментов над собой и помощи другим по пути достижения целей. Можете смело пробовать другие альтернативы и настраивать свой недельный процесс. Отвергайте всё «идеальное» сразу, фокусируйтесь на том, что позволяет прогрессировать именно Вам, и придерживайтесь системы, которая работает для Вас.

Основные выводы

1. Планируйте на неделю вперед по воскресеньям — это позволит Вам оставаться спокойным, с чувством порядка, контроля и готовым действовать в соотвествии с планом.

2. Разберитесь с приоритизацией задач и их потоком — уделите достаточно времени «Работе в фокусе», «Легким победам», заполните промежутки между блоками «Наполнителями» и избегайте «Задач-убийц».

3. Защитите время для задач, которые продвинут Вас в направлении целей — используйте подход «Неделя-5» и «День-3».

4. Используйте Ваш календарь, как основной инструмент повышения продуктивности — резервируйте время, планируйте задачи блоками, сохраняйте гибкость и умейте говорить «нет».

5. Наградите себя — придумайте для себя какие-нибудь ежедневные и еженедельные награды, если Вы выполняете свои задачи Д-3 и Н-5. Превратите процесс в игру и делайте специальные перерывы, чтобы избежать выгорания.