Для чего нужны KPI?
заданном направлении. Бывает так, что после сформулированных целей верхнего уровня руководители и сотрудники с головой погружаются в «операционку» — решение ежедневных рутинных задач, которые кажутся срочными и важными. За этими делами истинные приоритеты теряются, планы не выполняются, что приводит к временным и материальным издержкам, потере эффективности, прямым и косвенным убыткам.
- устанавливает осязаемые ориентиры для сотрудников и руководителей;
- повышает эффективность персонала: когда есть чёткие параметры и направления работы, человеку проще добиваться результата;
- упрощает процесс контроля: руководитель в любой момент может запросить показатели работы, при их снижении может оперативно принять решение для корректировки;
- усиливает мотивацию: руководители и сотрудники, уровень дохода которых зависит от достигнутых результатов, на порядок старательнее, усерднее и эффективнее.
Чем KPI отличается от Целей
- объем продаж на 1 контракт.
- количество ежедневных звонков клиентам.
- количество встреч с клиентами за 1 день/неделю.
Какие бывают ключевые показатели эффективности
- по результату: оценивают, какой абсолютный результат мы произвели без сравнения с затраченными ресурсами или другими показателями. Пример KPI результата – объём продаж, количество подписчиков блога, количество произведённой продукции и др.;
- по эффективности: показывают, насколько велик результат по отношению к затраченным ресурсам или аналогичным показателям в предыдущий период времени. Пример KPI эффективности — рентабельность производства, показатель CAC (стоимость привлечения одного клиента), текучесть кадров и др.
- по функционированию: определяют, в какой мере протекающие в организации бизнес-процессы соответствуют утверждённым правилам и алгоритмам. Пример KPI функционирования — количество брака в продукции, выполнение скриптов продаж в телемаркетинге, уровень удовлетворённости персонала и др.
- по производительности: оценивают, как быстро достигнут желаемый результат или сколько времени потребовалось на выполнение определённого вида работ/операций. Пример KPI производительности — производительность труда и др.
- по затратам: выявляют, сколько ресурсов израсходовано в процессе достижения целей. Пример KPI затрат – объём средств, направленных на закупку сырья, объём рекламного бюджета и др.
Финансовые показатели – те, которые исчисляются в деньгах. Это выручка, объём инвестиций, ликвидность, активы и т.д.;
Нефинансовые показатели – те, которые выражаются в натуральной форме, в коэффициентах, индексах, частоте раз. Это время на выполнение одной производственной операции, индекс удовлетворённости клиента, текучесть кадров и т.д.;
Опережающие показатели – те, которые отражают деятельность компании или сотрудника в текущий момент времени. Их можно поправить в случае неудовлетворительного результата. Это величина клиентской базы, среднее время на обработку заявки, объём выпускаемой продукции и др.
Запаздывающие показатели – те, которые оценивают деятельность компании в ретроспективе. Формируются на основе опережающих параметров. После того, как они были зафиксированы, их не скорректировать. Это рентабельность, текучесть кадров, оборачиваемость капиталов, общая стоимость компании.
Как внедрить KPI: технология и рекомендации
Система KPI не работает без целеполагания. К разработке ключевых показателей следует приступать только после создания полноценной системы целей компании.
Стандартизированной и универсальной системы КПЭ не существует. Комплект KPI индивидуален для каждой организации. Показатели разрабатываются под конкретные цели, организационную структуру и сотрудников.
К построению системы показателей следует привлекать сотрудников организации, советоваться с ними, опираться на их мнение. Во-первых, людям известны нюансы работы и такие факторы производственного процесса, о которых собственник может не знать. Во-вторых, на KPI базируется система мотивации. Если сотрудники посчитают её несправедливой, хороших результатов не достичь.
Показателей KPI не должно быть много. Это приведёт к путанице и «замыливанию» ориентиров. Плановых показателей, отражающих производственные процессы, может быть больше – до 80 штук, ключевых параметров не более 10. Оптимальное число – 5-7.
Параметры KPI не внедряются в сплошном режиме. В компании есть такие категории персонала, введение KPI для которых нецелесообразно.
Система KPI не статична. С развитием компании, изменением её организационной структуры должны пересматриваться и ключевые показатели, поскольку они отражают фактически происходящие процессы в компании.
Внедрение системы KPI осуществляется поэтапно, но без завышенного внимания к предпроектным работам. Теоретический этап разработки по времени должен быть сопоставим с практическим этапом внедрения KPI.
Вот пошаговый план для внедрения Key Performance indicators:
Подготовительный этап. Определение целей внедрения системы. Формирование рабочей группы, которая займётся реализацией процесса под ключ.
Разработка дерева целей для компании, отделов и каждого сотрудника. Если оно существует, то на этом этапе проводится его проверка на предмет актуальности.
Разработка модели KPI для конкретной компании. Рабочая группа, привлекая рядовых сотрудников, определяет типы и виды KPI, просчитывает их базовые значения.
Тестирование системы. Тотальное внедрение системы KPI сразу после разработки вредит общему результату. Теоретическую модель нужно обкатать в тестовом режиме на каком-то одном участке работы, устранить несовершенства и только тогда вводить её повсеместно.
Информирование персонала о внедрении KPI. Важный шаг, который во многом определяет успешность проекта.
Автоматизация процесса. Фиксировать и отслеживать KPI вручную нереально. Нужна простая и понятная программа-планировщик, которая зафиксирует процент выполняемости целей и ключевые показатели в динамике.
Внедрение KPI с привязкой к системе мотивации. Работники получают чёткие и понятные инструкции по выполнению KPI, а также информацию о том, какие бонусы они получат при соблюдении ключевых параметров.
Контроль за результатами и актуализация системы KPI.